Kilometeradministratie vereenvoudigen met gratis apps

Kilometeradministratie vereenvoudigen met gratis apps

Met een sluitende kilometeradministratie kunnen ZZP’ers en leaserijders veel geld besparen. Het bijhouden van kilometers is echter zo tijdrovend en complex dat niet veel chauffeurs de moeite doen. Diverse smartphone-apps kunnen deze klus vereenvoudigen.

Kilometeradministratie

Er zijn vele (gratis) apps voor het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie. Welk systeem het meest geschikt is, hangt af doeleinde (is het voor Belastingdienst of voor declareren). De Belastingdienst stelt namelijk hogere eisen dan de werkgever.

Blackbox

de Belastingdienst geeft de voorkeur aan een kilometeradministratie die tot stand is gekomen via een blackbox. Een hardwarematig systeem dat is ingebouwd in een auto en kilometers rechtstreeks via de kilometerteller van het voertuig registreert. Met dit systeem kun je niets meer handmatig registeren. Je mag dit systeem dan niet zelf kunnen uitschakelen. Er bestaat een keurmerk voor ritregistratiesystemen die de Belastingdienst heeft goedgekeurd. De Vereniging Auto van de Zaak heeft ze uitgebreid vergeleken. Uiteraard hangt er een fors prijskaartje aan zo’n systeem: je moet de hardware aanschaffen en vervolgens een abonnement nemen voor het registreren van de ritten.

Handmatig

Ook een handmatige, sluitende en controleerbare rittenregistratie is bewijs voor de Belastingdienst, maar die stelt wel strenge eisen aan een sluitende kilometeradministratie. De Belastingdienst noemt de volgende punten:
• het merk van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
• de ritgegevens, een rit is de enkele reisafstand tussen twee adressen

Controleerbaar

Laatstgenoemde punt maakt het handmatig bijhouden tot een uitdaging. Omrijden, verdwalen, omleidingen en dergelijke maken het lastig om alle ritten op elkaar te laten aansluiten. De volgende punten moeten een ritregistratie verder controleerbaar maken:
• kantooragenda’s
• orderbriefjes
• garagenota’s
• elektronische routeplanners
De rittenregistratie en de controlemiddelen moeten tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar bewaard blijven. De Belastingdienst kan er bij een controle om vragen.

CJIB

De Belastingdienst kan ook andere gegevens gebruiken om een ritregistratie te controleren. Zo worden er boetegegevens van het Centraal Justitieel Incasso Bureau gebruikt en flitsauto’s bij bijvoorbeeld grensovergangen, bouwmarkten, tijdens schoolvakanties, of bij pretparken.

Smartphone apps

Voor online ritregistratie, in combinatie met een smartphone app, bestaat nog geen keurmerk. Uiteraard is er verschil tussen iPhone-, Android- en Windows-toestellen. Het is afhankelijk van het besturingssysteem op de telefoon welke app geschikt is. Er zijn diverse gratis apps, maar die hebben meestal beperkingen om gebruikers te verleiden om na verloop van tijd over te stappen naar een betaalde versie.

Intermediair

Intermediair heeft een vergelijking maakt van apps voor de smartphone. Deze vergelijking dateert alweer van enige tijd geleden, dus het is belangrijk om ook in de webstores van de betreffende smartphoneleverancier naar malafide apps te zoeken. Gebruikerservaringen kunnen daarbij helpen.

(© foto: CTA Software)